Selbstständige und Unternehmen aller Größenordnungen stehen oft vor demselben Problem, wenn die in den Rechnungen genannten Zahlungsziele nicht eingehalten werden und nicht rechtzeitig bezahlt wird: Soll nun eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung an den säumigen Kunden versendet werden.
Aber was ist der Unterschied?
Die Zahlungserinnerung
Mit der Zahlungserinnerung erinnert man seine säumigen Kunden, die offene Rechnung zu bezahlen.
Die Zahlungserinnerung ist meist freundlich formuliert und soll den Kunden, der lediglich vergessen hat, die fällige Rechnung zu begleichen, an die Zahlung erinnern.
Mahngebühren sind mit einer Zahlungserinnerung in dem häufigsten Fällen nicht verbunden.
Die Mahnung
Eine Mahnung im juristischen Sinne ist eine einseitige, empfangsbedürftige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, die überfällige Leistung – meistens Zahlung – zu erbringen. Die Mahnung ist keine Willenserklärung und kein Rechtsgeschäft, sondern eine geschäftsähnliche Willensäußerung, da die bei Nichtleistung eintretenden Rechtsfolgen durch das Gesetz, nicht durch den Willen des Handelnden bestimmt werden. Die Mahnung kann den Verzug des säumigen Schuldners bewirken.
Der Verzug kann aber auch ohne Mahnung eintreten, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt, der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert, aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.
In vielen Fällen wird in der Mahnung eine Mahngebühr erhoben. Diese sollte jedoch 2,50 € nicht überschreiten.
Zahlungserinnerung gleich Mahnung?
Aus rechtlicher Sicht sind haben Zahlungserinnerungen und Mahnungen die gleiche Funktion und (Rechts-)Folge. Mit beiden Mitteilungen soll der Schuldner an die Zahlung überfälliger Rechnungen erinnert werden und erfüllen somit dieselbe rechtliche Funktion.
Der wesentliche Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung liegt im Ton der Mitteilung. Die Zahlungserinnerung ist oft höflich und freundlich formuliert.
Die Mahnung ist formeller und enthält auf eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung mit bestimmten Zahlungsfristen. Die Mahnung hat insbesondere das rechtliche Ziel, den Verzug des Schuldners herbeizuführen.
Die Konsequenzen einer Mahnung
Eine Mahnung hat zur Konsequent, dass sich der Schuldner – jedenfalls mit Ablauf der in der Mahnung genannten Zahlungsfrist – in Verzug befindet nach § 286 BGB.
Wenn sich der Schuldnerin Verzug befindet, kann der Gläubiger verschiedene Schadensersatzansprüche geltend machen. So können zum Beispiel Verzugszinsen verlangt werden; die Verzugszinsen bei Verbrauchern betragen 5 Prozent über dem Basiszinssatz und bei Unternehmern 9 Prozent über dem Basiszinssatz.
Zudem können bei Verzug des Schuldners Rechtsverfolgungskosten, also Kosten für die Beauftragung eines Inkassounternehmens, Kosten für das Beantragen eines Mahnbescheid oder Zwangsvollstreckungskosten, als Verzugsschaden geltend gemacht werden.
Wichtiger Tipp: Unternehmen kommen auch ohne Mahnung 30 Tage nach Rechnungsstellung automatisch in Verzug; bei Verbrauchern ist hierfür ein ausdrücklicher Hinweis entsprechend der gesetzlichen Regelungen erforderlich.
Mahnung und Zahlungserinnerung: Tipps für Verkäufer und (Online-) Händler
Zuletzt stellt sich für Verkäufer und (Online-) Händler die Fragen, welchen Inhalt eine Mahnung oder eine Zahlungserinnerung haben sollten.
Worauf kommt es sonst noch an?
Das Gesetz gibt keinen Inhalt vor. Eine Mahnung bedeutet Aufforderung zur Leistung. Die in der Mahnung liegende Leistungsaufforderung muss eindeutig und bestimmt sein. Eine Fristsetzung für die Leistung ist nicht unbedingt notwendig. Der Gläubiger muss jedoch – für den Schuldner erkennbar – klar zum Ausdruck bringen, dass er die Vornahme der geschuldeten Leistung verlangt.
Mahnung und Zahlungserinnerung: Tipps für Verkäufer und (Online-) Händler
Auch wenn kein Inhalt gesetzlich vorgeschrieben ist, empfiehlt sich doch gleichwohl folgende Inhalte:
- Name und Anschrift des Empfängers und Absenders
- Offener Rechnungsbetrag
- Datum und Nummer der ursprünglichen Rechnung
- Kurzbeschreibung der nicht bezahlten Leistung
- Eindeutige und bestimmte Aufforderung zur Zahlung des offenen Rechnungsbetrags mit einer Zahlungsfrist (z.B. also „Zahlung bis zum 12.10.2022“ oder „Zahlung innerhalb von 2 Wochen“)
- Gegebenenfalls Verzugszinsen und Mahngebühren
Fazit: Gerne treiben wir bei paywise Ihre offenen Forderungen ein, wenn sich Ihr Schuldner in Verzug befindet. Sie können Ihren professionellen Forderungseinzug einfach und schnell per Dateiupload, per E-Mail oder Datenschnittstelle beauftragen. Paywise ist hierbei für auf Erfolgsbasis tätig.
Gerne beraten wir Sie auch im Vorfeld des Inkassoprozesses, damit Sie Ihre Rechnungen bzw. Ihr Mahnwesen richtig aufsetzen, um im Verzugsfall das Inkasso beauftragen zu können, damit Ihr Schuldner die mit dem Forderungseinzug verbundenen Kosten zu tragen hat.