17. Oktober 2022

Zahlungserinnerung oder Mahnung: Was ist der Unterschied?

Das so genannte Mahnwesen ist ein wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagements. Selbständige und Unternehmen stehen oft vor dem Problem, dass Kunden sich nicht an die vereinbarten Zahlungsziele halten. Gerade beim Kauf auf Rechnung passiert es oft, dass Käufer diese nicht bezahlen – und damit in Zahlungsverzug geraten. Ähnlich verhält es sich, wenn es im Zuge eines Lastschriftverfahrens zu einer Rücklastschrift kommt.

In diesem Fall sollten Sie zunächst eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschicken, um Ihr Gegenüber zur freiwilligen Zahlung zu bewegen. Doch was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zum Thema wissen müssen. Außerdem erklären wir Ihnen, wie Sie säumige Schuldner richtig mahnen.

Erst Zahlungserinnerung, oder gleich Mahnung?

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie erst eine Zahlungserinnerung oder gleich eine Mahnung versenden sollen. Generell gilt: Der Mahnprozess beginnt normalerweise mit einer freundlichen „Zahlungserinnerung“. Bleibt diese unbeantwortet, können Sie im weiteren Mahnverfahren bis zu zwei weitere Mahnungen verschicken.

1. Die Zahlungserinnerung

Mit der Zahlungserinnerung erinnern Sie säumige Kunden daran, die noch offene Rechnung zu bezahlen. Die Zahlungserinnerung ist meist freundlich formuliert. Denn sie soll den Kunden, der lediglich vergessen hat, die fällige Rechnung zu begleichen, auf die offene Forderung hinweisen.

2. Die Mahnung

Eine Mahnung im juristischen Sinne ist „eine einseitige, empfangsbedürftige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, die überfällige Leistung zu erbringen.“ Dabei handelt es sich meist um eine Zahlung. Die Mahnung ist keine Willenserklärung und kein Rechtsgeschäft. Vielmehr handelt es sich um eine geschäftsähnliche Willensäußerung. Das liegt daran, dass die eintretenden Rechtsfolgen gesetzlich festgelegt sind und nicht vom Willen des Handelnden abhängen. Nachdem Sie eine Mahnung verschickt haben, befindet sich Ihr Kunde automatisch im Zahlungsverzug.

Der Verzug kann aber auch ohne Mahnung eintreten. Das ist unter anderem dann der Fall, wenn

  1. die Leistungszeit nach dem Kalender bestimmt ist (“ bis zum 23.07.20xx“, „14 Tage nach Rechnungsdatum“,…)
  2. der Leistung ein bestimmtes Ereignis vorauszugehen hat. Es muss dabei eine angemessene Zeit festgelegt sein, die sich wiederum nach dem Kalender berechnen lässt. („Zahlung bis zu zwei Wochen nach Lieferung“)
  3. Erfüllungsverweigerung: Sobald der Schuldner eine Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert, gerät er ebenfalls in Zahlungsverzug.

Ein weiterer Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung: Bei einer Mahnung ist es üblich, obendrein Mahngebühren zu verlangen. Diese sollte jedoch 2,50 € nicht überschreiten.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: Das Gleiche in Grün?

Aus rechtlicher Sicht sind haben Zahlungserinnerungen und Mahnungen die gleiche Funktion und (Rechts-)Folge. Mit beiden Mitteilungen soll der Schuldner an die Zahlung überfälliger Rechnungen erinnert werden. Sie erfüllen somit dieselbe rechtliche Funktion.


Ob es sich um eine Zahlungserinnerung oder Mahnung handelt, erkennt man vor allem am Tonfall der Mitteilung: Die Zahlungserinnerung ist oft höflich und freundlich formuliert. Die Mahnung ist meist formeller und enthält auf eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung mit bestimmten Zahlungsfristen. Die Mahnung hat insbesondere das rechtliche Ziel, den Verzug des Schuldners herbeizuführen.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: Was sind die Konsequenzen?

Eine Mahnung hat zur Folge, dass sich der Schuldner nach Ablauf der Zahlungsfrist sofort in Verzug befindet (§ 286 BGB). In diesem Fall können Sie als Gläubiger verschiedene Schadensersatzansprüche geltend machen. So können Sie unter anderem Verzugszinsen verlangen. Diese liegen bei Verbrauchern 5 Prozent über dem Basissatz. Bei Unternehmen sind es 9 Prozent.

Darüber hinaus können Sie auch Rechtsverfolgungskosten geltend machen (so genannter Verzugsschaden). Hierunter fallen 

Wichtiger Tipp: Unternehmen geraten auch ohne Mahnung 30 Tage nach Rechnungsstellung automatisch in Verzug. Bei Verbrauchern ist hierfür ein ausdrücklicher Hinweis entsprechend der gesetzlichen Regelungen erforderlich – beispielsweise in Form einer Zahlungserinnerung oder Mahnung.

Tipps für Verkäufer und (Online-) Händler

Nicht selten fragen sich Verkäufer und (Online-) Händler, worauf es beim Verfassen einer Zahlungserinnerung oder Mahnung ankommt. Bezüglich des Inhalts gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. 

Eine Mahnung ist jedoch immer gleichbedeutend mit einer Aufforderung zum Erbringen einer Leistung. Daher ist es unabdingbar, dass die Mahnung eine solche Aufforderung enthält. 

Eine Fristsetzung für die Leistung ist nicht unbedingt notwendig. Sie müssen jedoch klar zum Ausdruck bringen, dass der Schuldner die geforderte Leistung zwingend erbringen muss. 

Zu diesem Zweck sollte eine Zahlungserinnerung oder Mahnung folgende Angaben umfassen:

  • Name und Anschrift des Empfängers und Absenders
  • Offener Rechnungsbetrag
  • Datum und Nummer der ursprünglichen Rechnung
  • Kurzbeschreibung der nicht bezahlten Leistung
  • Eindeutige und bestimmte Aufforderung zur Zahlung des offenen Rechnungsbetrags
  • eine Zahlungsfrist (z.B. also „Zahlung bis zum 12.10.2022“ oder „Zahlung innerhalb von 2 Wochen“)
  • Gegebenenfalls Verzugszinsen und Mahngebühren

Alternativ können Sie sich auch mit einem Inkassounternehmen in Verbindung setzen. Die Vorteile von Inkasso: Sie müssen sich zum einen um nichts kümmern. Zum anderen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Forderungen beglichen werden. 

Auf Wunsch übernimmt paywise nicht nur den Forderungseinzug, sondern das gesamte Forderungsmanagement – inklusive dem Versenden von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Gerne informieren wie Sie auch zum genauen Ablauf des Inkassoverfahrens

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