So mahnen Sie richtig: Die besten Tipps!

Jedes Unternehmen und jeder Selbständige kennt es: Ein Kunde bezahlt seine Rechnung nicht. Wir erklären Ihnen, wie Sie richtig mahnen, um schnell an Ihr Geld zu kommen. Außerdem finden Sie unten eine Vorlage, die Sie kostenlos für Ihre Mahnung verwenden können.

Warum mahnen?

Der wichtigste Zweck einer Mahnung liegt auf der Hand: Sie erinnern Ihren Kunden an die Rechnung und fordern ihn zugleich zur Zahlung auf. Sie sollten allerdings auch aus anderen Gründen nicht zu lange mit einer Mahnung abwarten. Die Mahnung bringt Sie rechtlich in eine deutlich stärkere Ausgangslage und ermöglicht es Ihnen ohne Kostenrisiko ein Inkasso zu beauftragen. Mahnen Sie Ihren Kunden richtig, versetzen Sie ihn in den sog. Verzug. Ihnen stehen dann diese Rechte zu:

Ihr Kunde muss die Inkassogebühren zahlen

Wird eine Rechnung nicht pünktlich bezahlt, sind meist viele Anläufe nötig, um den Betrag schlussendlich zu erhalten. Oft gelingt dies nur mit einem Inkassounternehmen. Dessen Kosten können Sie von Ihrem Kunden zurückverlangen – wenn Sie ihn denn richtig gemahnt haben. Beachten Sie bitte, dass Sie die Kosten der ersten Mahnung noch selbst tragen müssen. Daher lohnt es sich, frühzeitig richtig zu mahnen.

Ihnen stehen Verzugszinsen zu

Ihr Kunde muss Ihnen für jeden Tag ab Eintritt des Verzugs sog. Verzugszinsen zahlen. Je nachdem, ob Sie einen Vertrag mit einem Unternehmer oder einem Verbraucher geschlossen haben, ändert sich die Höhe der Verzugszinsen:

• Gegenüber Verbrauchern können Sie einen Verzugszinssatz von fünf Prozentpunkten pro Jahr über dem Basiszinssatz geltend machen.
• Gegenüber Unternehmern beträgt der Prozentsatz sogar neun Prozentpunkte pro Jahr über dem Basiszinssatz. Sind beide Parteien Kaufleute, fallen vorher bereits 5% Fälligkeitszinsen p.a. an.

Sie können Kosten für Kredite u.ä. ersetzt verlangen

Entstehen Ihnen durch die verspätete Zahlung Schäden, muss Ihr Kunden Ihnen diese grundsätzlich ersetzen. Häufiges Beispiel sind die (gewöhnlichen) Kosten für einen Bankkredit, den Sie zur Überbrückung des Liquiditätsengpasses aufnehmen müssen.

Sie erhalten pauschal 40€ Mahnpauschale

Außerdem können Sie gegenüber Unternehmern eine Verzugspauschale i.H.v. 40 € geltend machen (§ 288 V BGB). Ist Ihr Schuldner ein Verbraucher, steht Ihnen dieser Betrag nicht zu.

Ist immer eine Mahnung notwendig?

Nein, nicht immer ist eine Zahlungserinnerung oder Mahnung notwendig. In einigen Fällen stehen Ihnen die oben genannten Rechte auch ohne Mahnung zu:

• Der Schuldner einer Zahlungspflicht kommt automatisch in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung leistet. Gegenüber Verbrauchern gilt das aber nur, wenn Sie in der Rechnung auf diese Rechtsfolge hingewiesen haben (§ 286 Abs. 3 BGB). Wir empfehlen Ihnen daher, auf Ihren Rechnungen stets auf die Rechtsfolge des § 286 Abs. 3 BGB hinzuweisen.
• Der Verzug tritt ebenfalls automatisch ein, wenn Sie mit dem Kunden einen festen Zahlungstermin vereinbart hatten (Beispiel: „Zahlung bis zum 18.05.2021“ oder „Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung“). Hier ist zu beachten, dass der Termin im Einvernehmen beider Parteien festgelegt worden sein muss. Bestimmen Sie den Termin einseitig, ist wiederum eine Mahnung nötig. Wir empfehlen Ihnen daher auch dann eine Mahnung, wenn Sie in der Rechnung ein Zahlungsziel genannt haben. 
• Das Gesetz nennt weitere Umstände, unter denen die Mahnung entbehrlich ist (z.B., wenn der Kunde die Zahlung endgültig verweigert). Unser Tipp: Sprechen Sie in diesen Fällen trotzdem sicherheitshalber eine Mahnung aus. Sie laufen sonst Gefahr, dass Sie im Nachhinein vor Gericht eines Besseren belehrt werden und doch eine Mahnung hätten aussprechen müssen.

Auf eine Mahnung kann allerdings nicht durch Allgemeine Geschäftsbedingungen verzichtet werden.

Wie oft muss ich mahnen?

Weit verbreitet ist die Ansicht, dass man dreimal mahnen muss, bevor man ein Inkasso beauftragt. Das ist falsch. Eine einzelne Zahlungserinnerung oder Mahnung ist ausreichend, um den Zahlungsverzug zu begründen.

Muss der Schuldner überhaupt schon zahlen?

Bevor Sie eine Mahnung vorbereiten, sollten Sie prüfen, ob die Forderung schon fällig ist. Damit ist der Zeitpunkt gemeint, in dem Sie die Zahlung erstmals verlangen dürfen. Grundsätzlich ist Ihre Forderung fällig, sobald Sie Ihre Leistung vollständig erbracht haben. Oft ergibt sich aber aus den Umständen oder dem Vertrag ein anderer Zeitpunkt. Haben Sie beispielsweise als Zahlungstermin den 30.04.2021 vereinbart, können Sie vorher keine Zahlung verlangen. Sprechen Sie vor dem 30.04.2021 eine Mahnung aus, bleibt diese wirkungslos. Übrigens: Die Zahlungspflicht Ihres Kunden hängt grundsätzlich nicht davon ab, ob Sie eine Rechnung ausgestellt haben. Ist Ihre Rechnung also fehlerhaft, muss der Kunde trotzdem zahlen. Allerdings kann es sein, dass der Kunde den richtigen Zahlungsbetrag nicht erkennen konnte und deshalb nur teilweise oder gar nicht in Verzug gerät. Auch können Verträge andere Vereinbarungen vorsehen (z.B. „Zahlbar nach Rechnung“).

So mahnen Sie richtig bei Zahlungsverzug

Zahlung konkret benennen

Damit die Mahnung Wirkung entfaltet, muss sie klar zugeordnet werden können. Daher ist eine präzise Bezeichnung der offenen Forderung wichtig. Sie sollte daher

• Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag
• Gegenstand der Rechnung
• und Rechnungsdatum

beinhalten. Außerdem muss für den Schuldner deutlich erkennbar sein, dass es sich um eine Mahnung handelt. Daher bietet sich die Überschrift „Mahnung“ an – zwingende Voraussetzung ist dies aber nicht. Setzen Sie zudem eine eindeutige Zahlungsfrist, also „bis spätestens zum 31.10.2022“ oder „innerhalb von 2 Wochen„.

Wichtig für B2B: Richtigen Schuldner mahnen

Mahnen Sie den falschen Schuldner bzw. bezeichnen Sie ihn nicht korrekt, kann Ihre Mahnung zurückgewiesen werden.Gerade im Rahmen von Vertragsbeziehungen zwischen Unternehmern ist deshalb besonders darauf zu achten, wer überhaupt Ihr Vertragspartner ist. Häufig stimmt das verwendete Firmenlogo nicht mit der tatsächlichen Firmenbezeichnung im Handelsregister überein. Gerade bei Konzerngesellschaften besteht außerdem Verwechslungsgefahr, da Tochtergesellschaften oft fast gleichlautende Namen haben. Achten Sie genau darauf, Ihren Vertragspartner zu adressieren. 

Ohne Vorbehalt mahnen

Knüpfen Sie Ihre Mahnung nicht an Bedingungen, da dies regelmäßig zur Unwirksamkeit der Mahnung führt. „Wir möchten Sie an die offene Rechnung erinnern und bitten Sie um Zahlung. Sollten wir uns nicht innerhalb der nächsten 14 Tage anderweitig einigen, verstehen Sie dieses Schreiben bitte als Mahnung“. Unter Umständen kann eine solche Bedingung wirksam sein, wenn deren Eintritt allein vom Schuldner abhängt (z.B. „Wenn Sie nicht innerhalb von 14 Tagen zahlen,…“). Allerdings raten wir von solchen Formulierungen ab, da sie vor Gericht nicht immer Bestand haben.

Richtige Frist in der Mahnung setzen

Sie müssen dem Schuldner in der Mahnung nicht zwingend eine Frist zur Zahlung setzen. Dies ist aber empfehlenswert, um weitere Ansprüche zu sichern. Außerdem erhöhen Sie durch eine Fristsetzung den Druck auf den Schuldner. Die Frist sollte nicht zu kurz bemessen sein. In den meisten Fällen werden vier Werktage ausreichend sein. Entscheidend ist aber der Einzelfall. So darf die Frist unter Umständen durchaus kürzer sein. Z.B. bei Auslandsüberweisungen oder besonders hohen Beträgen ist ggf. eine längere Frist nötig.

Schriftlich mahnen

Sie sollten eine Mahnung stets schriftlich vornehmen. Vorgeschrieben ist das zwar nicht; Sie erleichtern aber Ihre Beweissituation. Wir empfehlen Ihnen insbesondere für hohe Beträge die Mahnung per Einwurfeinschreiben, da Sie auf diesem Wege den Zugang am besten beweisen können.

Machen Sie wahr, was Sie androhen

Verleihen Sie Ihrer Mahnung Nachdruck, indem Sie Konsequenzen androhen, wie beispielsweise die Beauftragung eines Inkassos. Reagiert der Schuldner dennoch nicht auf Ihre Mahnung, sollten Sie nicht zögern, Ihre Androhungen wahr zu machen. Andernfalls verlieren Sie an Glaubwürdigkeit und Ihr Kunde nimmt Ihre Mahnungen nicht mehr ernst. Verzichten Sie auch auf die Nummerierung der Mahnungen, um nicht den Eindruck zu erwecken, der Kunde habe „noch Luft“ bis zur letzten Mahnung.

Schuldner zahlt nach Mahnung nicht – so reagieren Sie richtig

Zahlt Ihr Kunde trotz Mahnung nicht, kann eine zweite Mahnung sinnvoll sein. Die Kosten der zweiten Mahnung sowie jeder weiteren Mahnung können Sie vom Schuldner ersetzen lassen. Das gilt insbesondere für die Inkassogebühren. 

Wichtiger Hinweis: Bleibt die Zahlung trotz Mahnung aus, kann das auf eine finanzielle Krise Ihres Kunden hindeuten. Daher sollten Sie zügig und entschieden handeln. Um Ihre Zahlung möglichst effektiv zu sichern, schalten Sie einen Rechtsanwalt ein (dessen Kosten nun ohnehin Ihr Kunde tragen muss). Der Grund: Gerät Ihr Kunde in die Insolvenz, können Sie allenfalls noch auf einen geringen Anteil Ihrer Forderung hoffen. Mehr noch: Selbst wenn Ihr Kunde noch vor der Insolvenzeröffnung zahlt, kann der Insolvenzverwalter diese Zahlung unter Umständen von Ihnen zurückverlangen. Je früher Sie die Zahlung vor dem Insolvenzantrag erhalten, desto geringer ist dieses Risiko. Verspricht auch eine weitere Mahnung keinen Erfolg, kann ein gerichtliches Mahnverfahren sinnvoll sein. Hierzu beantragt Ihr Rechtsanwalt beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid. Ihrem Kunden wird dann erneut eine Frist zur Zahlung gesetzt. Widerspricht er dem Mahnbescheid, kommt es zu einem gewöhnlichen Gerichtsverfahren, in dem Sie Ihre Forderung beweisen müssen. Widerspricht Ihr Kunde hingegen nicht rechtzeitig, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Wehrt sich der Schuldner auch hiergegen nicht rechtzeitig, können Sie gegen den Kunden in der Zwangsvollstreckung vorgehen. Die Kosten des Mahnverfahrens und eines etwaigen Prozesses hat Ihr Kunde zu tragen. Etwas anderes gilt, wenn sich Ihre Forderung als unbegründet herausstellt oder Sie sich anderweitig einigen.

Richtig mahnen: Unsere Vorlage

Nachstehend finden Sie ein Beispiel, wie Sie Ihre Mahnung formulieren können. Bitte beachten Sie, dass sich die Vorlage nicht für jeden Einzelfall eignet und das Muster keine Rechtsberatung im Einzelfall ersetzt.

Mahnung

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

gemäß unserer Rechnung (Rechnungsnummer XY) vom TT.MM.JJJJ sind Sie uns gegenüber zur Zahlung eines Rechnungsbetrages i.H.v. ______ Euro für das Produkt XY verpflichtet. Der Rechnungsbetrag war binnen 14 Tagen nach Lieferung ohne Abzug zahlbar.

Die Zahlung ist bis zum heutigen Datum nicht bei uns eingegangen.

Wir fordern Sie daher auf, den ausstehenden Betrag bis zum TT.MM.JJJJ nebst Fälligkeitszinsen i.H.v. 5 % [Fälligkeitszinsen fallen nur bei Geschäften zwischen Kaufleuten an] seit dem TT.MM.JJJJ (___ Euro/Tag) zu zahlen.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich spätestens mit Zugang dieses Schreiben im Verzug befinden. Verwenden Sie zur Begleichung des offenen Betrags bitte das in unserer Rechnung genannte Konto.

Sollte der Betrag bis zum o.g. Datum nicht eingehen, werden wir auf Ihre Kosten einen Inkassounternehmen mit der Durchsetzung unserer Ansprüche beauftragen.

Mit freundlichen Grüßen

Fazit zum richtigen Mahnen

• Eine Mahnung dient der Zahlungserinnerung sowie der Begründung des Schuldnerverzugs.
• Ab dem Schuldnerverzug können Sie u.a. Ihre Rechtsanwaltskosten ersetzt und Zinsen verlangen.
• Eine Mahnung ist nicht immer erforderlich. Das gilt insbesondere, wenn Sie eine Rechnung ausgestellt haben und (ggü. Verbrauchern) auf den automatischen Verzugseintritt nach 30 Tagen hingewiesen haben.
• Eine Mahnung sollte stets vorbehaltslos und schriftlich erfolgen. Regelmäßig lohnt sich auch eine Fristsetzung.
• Leistet der Schuldner trotz Mahnung nicht, sollten Sie auf seine Kosten einen Rechtsanwalt mit der Durchsetzung Ihrer Forderung beauftragen.