Ignoriert Ihr Kunde eine Zahlungserinnerung, erhält er zunächst eine Mahnung. Oft ist das leider der einzige Weg, um eine geschuldete Summe einzufordern. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte zum Ablauf des Mahnverfahrens und dem professionellen Forderungseinzug.
Es gibt kein fest vorgegebenes oder gesetzlich klar geregeltes Mahnverfahren. In der Regel ist der Ablauf des Mahnwesens jedoch sehr ähnlich.
Hat ein Kunde einen Kauf auf Rechnung getätigt, gilt zunächst eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Hat er die Rechnung auch einige Tage nach Ablauf des Fälligkeitsdatums nicht bezahlt, sollten Sie ihm zunächst eine schriftliche Zahlungserinnerung zukommen lassen, in der Sie ihn darauf hinweisen, dass der Betrag noch offen ist.
Wichtig: Achten Sie unbedingt darauf, dass das Schreiben ebenfalls ein neues Fälligkeitsdatum enthält.
Ignoriert Ihr Kunde diese freundliche Erinnerung, ist es im nächsten Schritt möglich, ein so genanntes Mahnschreiben zu erstellen. Aus rechtlicher Sicht sind Zahlungserinnerung und Mahnung zwar das Gleiche. Doch allein die Tonalität ist bei der Mahnung deutlich schärfer und formeller. Zudem besteht das Recht, ab diesem Zeitpunkt auch Mahngebühren zu erheben.
Insgesamt werden nach der Zahlungserinnerung üblicherweise noch zwei Mahnungen versendet. In der letzten Mahnung sollten Sie darauf hinweisen, dass Sie nach Ablauf der neuen Frist rechtliche Schritte einleiten werden.
Richtig mahnen per E-Mail – ist das möglich? Im Mahnwesen können Sie Forderungen auch online erheben, also etwa per E-Mail. Sogar mündlich ausgesprochene Mahnungen sind grundsätzlich rechtsgültig. Allerdings kann es gerade hierbei im Extremfall schwierig sein, zu beweisen, dass der Kunde Ihre Mahnung tatsächlich erhalten hat.
Ab der Mahnung, die auf die Zahlungserinnerung folgt, dürfen sie Mahngebühren erheben. Eine gesetzliche Regelung, wie hoch diese ausfallen dürfen, gibt es allerdings nicht.
Üblich und von den Gerichten auch als „akzeptabel“ eingestuft, sind Mahnkosten von 2,50 Euro bis 5,00 Euro. Bei weiteren Mahnungen können die Mahngebühren durchaus höher ausfallen. Sie dürfen jedoch maximal zehn Euro betragen.
Hierbei die folgenden Posten entscheidend:
Kommt ein Schuldner mit der Begleichung einer Rechnung in Verzug, hat der Gläubiger einen Anspruch auf Verzugszinsen und Schadenersatz. Hierfür muss ihm der Gläubiger laut § 286 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), Absatz 1 zunächst eine Mahnung zugestellt haben. Ist das geschehen, ist im Mahnwesen von einem Schuldnerverzug die Rede.
Laut § 286 Abs. 1 BGB liegt ein Zahlungsverzug dann vor
Dabei sind das Erheben einer Zahlungsklage oder die Zustellung eines Mahnbescheids im (gerichtlichen) Mahnverfahren einer Mahnung gleichgestellt. Gemäß § 286 Abs. 2 BGB ist ein Mahnschreiben jedoch nicht notwendig, wenn:
Greift der Schuldnerverzug, gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen:
Manchmal hilft alles nichts. Keine nette Erinnerung, keine harsche Mahnung fruchtet. Dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Ob sich das allerdings wirklich lohnt, gilt es im Einzelfall zu prüfen. Denn ein gerichtliches Mahnverfahren kostet (zunächst) nicht nur Geld, sondern vor allem auch viel Zeit. Oft lohnt sich dieser Schritt erst ab einer gewissen Schuldsumme.
Hierfür müssen Sie als erstes ein entsprechendes Online-Formular herunterladen. Mit diesem „Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids“ können Sie dann den Mahnbescheid beantragen. Hierfür schicken Sie das Dokument an das zuständige Gericht. Dieses stellt dem säumigen Kunden dann einen offiziellen Mahnbescheid aus.
Oft hilft es bereits, wenn der säumige Kunde ein Schreiben vom Anwalt erhält. Die Anwaltsgebühren werden dann meist zum eigentlichen Schuldbetrag, den Mahngebühren und den gegebenenfalls angefallenen Verzugszinsen hinzugerechnet. Die zweite Möglichkeit besteht darin, ein Inkasso zu beauftragen. Die Vorteile von Inkasso liegen klar auf der Hand: Das Inkassounternehmen kümmert sich in Ihrem Namen darum, die offene Rechnung einzufordern. Auf diese Weise können Sie auch Kleinbeträge bequem einziehen lassen. Alternativ können Sie die Forderungen auch an das Inkassobüro abtreten. Dann überweist das Inkassobüro Ihnen den Rechnungsbetrag abzüglich der Inkassogebühren.
Tipp: Alles Wissenswerte zur Verjährung von Inkassoschulden und zum genauen Ablauf des Inkassoverfahrens erfahren Sie hier.
Bei all diesen Schritten können Sie viel Zeit, Nerven und Geld sparen. Unser Mahnservice richtet sich branchenübergreifend an alle Unternehmen, die über kein eigenes Forderungsmanagement verfügen oder dieses kosteneffizient auslagern möchten.
Die Benefits:
Verspätete Zahlungen von Kunden können dauerhaft zu Liquiditätsengpässen und damit zu echten Problemen für Ihr Unternehmen werden. Die Bedeutung des Mahnwesens sollten Sie deshalb auf keinen Fall unterschätzen. Nur so können Sie sichergehen, dass all Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Oftmals fällt jedoch das Schreiben von Zahlungserinnerungen und Mahnungen aus dem unternehmensinternen Prozess heraus. Das führt zu Zahlungsverzögerungen und dann zu einem vermehrten Arbeitsaufwand. Viele Unternehmen und Selbstständige sind unsicher, wie man rechtssicher mahnt und dabei den richtigen Ton trifft. Man will den Kunden nicht vor den Kopf stoßen und ihn dennoch zu einer zügigen Zahlung bewegen. Das Mahnwesen kann je nach Volumen Ihrer Ausgangsrechnungen sehr aufwändig sein. Gerne nehmen wir Ihnen daher Ihr Mahnwesen im Rahmen unseres Mahnservices ab.
Tipp: Selbstverständlich unterstützen wir Sie ebenfalls im Falle einer Rücklastschrift, also einer fehlgeschlagenen Abbuchung vom Konto Ihres Kunden.
Einmal eingerichtet, werden Ihre Schuldner automatisch gemahnt. Sie bleiben im paywise-Cockpit immer auf dem Laufenden.
Unser Mahnservice ist ein Online-Tool, das Ihre offenen Posten durch Schnittstellen erkennt, Zahlungserinnerungen verschickt und Zahlungen überwacht.
Unser Mahnservice ist standardisiert und voll automatisiert. Die Mahnung oder Zahlungserinnerung versenden wir auf Ihrem Briefpapier oder von Ihrer E-Mail-Adresse aus. Das heißt, Sie müssen sich nicht um Formulierung, Druck, Versand und Fristsetzungen oder die Einhaltung der Fristen kümmern. Wir verschicken Ihre Mahnung auf verschiedenen Kommunikationswegen, gerne per Mail, Brief oder per Whatsapp und Messenger.
Den Ablauf des Mahnwesens und den Inhalt der Mahnung kann man beim automatisierten Mahnwesen frei wählen. Bestimmen Sie automatisch, wie oft und in welchen Zeitabständen wir Ihren Kunden ermahnen sollen. Sollten die Mahnungen einmal nicht zum Erfolg führen, können wir Ihre überfälligen Rechnungen auch automatisch als Inkassoauftrag weiterverfolgen.
Die Mahnungen erfolgen stets unter Ihrer Corporate Identity. Sowohl optisch als auch inhaltlich richten wir uns ganz nach Ihnen. Für Ihre Kunden ist nicht ersichtlich, dass wir die Mahnung für Sie versenden.
Lange bevor es ins Inkasso geht, mahnen wir für Sie Ihre Kunden freundlich und bestimmt zur Begleichung offener Rechnungen. Hierbei können Sie den Ton der Mahnung frei wählen. Ob bestimmt freundlich oder sogar in Mundart, wir richten uns ganz nach Ihnen und Ihren Kunden. Wir kommen Ihren Wünschen beim Formulieren der Mahnung nach. Zudem können Sie aus verschiedenen Vorlagen wählen und je nach Mahnstufe den Ton verschärfen.
Der Mahnservice von paywise richtet sich branchenübergreifend an Selbständige und Freiberufler. Aber Unternehmen, die keine eigene Finanzbuchhaltung haben oder diese kostengünstig auslagern möchten, können von unserem Angebot profitieren. Das Forderungsmanagement effizienter gestalten, neu aufsetzen oder auslagern – unser Mahnservice bereitet ihnen den Weg.
Bei paywise ist das Mahnwesen vollständig in unseren Forderungsmanagement-Prozess integriert. Nach Rechnungsstellung übernehmen wir, bis Ihre Rechnung vollständig bezahlt ist.
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